VĂN PHÒNG ẢO LÀ GÌ? ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ẢO LÀ AI?

Dịch vụ cho thuê văn phòng đang trở nên phổ biến, nhất là ở các thành phố lớn. Một văn phòng có thể cho nhiều công ty thuê và cung cấp thêm những dịch vụ tiện ích khác đi kèm. Văn phòng dưới dạng này được gọi là văn phòng ảo.

Văn phòng ảo là gì và hoạt động như thế nào?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Do không có quy định nào cấm doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau, tức một địa chỉ hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng xuất hiện. Những văn phòng được sử dụng dưới hình thức này được gọi là văn phòng ảo.

Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh. Theo đó, Văn phòng ảo cung cấp được thiết kế và có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính doanh nghiệo bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp và cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế...

Như vậy, về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho rất nhiều doanh nghiệp. Việc sử dụng văn phòng ảo sẽ trên thực tế có một số đặc điểm sau:

- Doanh nghiệp phải trả phí cho Dịch vụ cho thuê văn phòng theo định kỳ; ngoài ra phát sinh thêm nhiều chi phí sử dụng các loại tiện ích khác;

- Không gian làm việc chật hẹp, thậm chí là không có không gian để làm việc.

- Văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp mọi dịch vụ liên quan đến việc vận hành và duy trì doanh nghiệp;

- Một số doanh nghiệp chỉ thuê văn phòng ảo chỉ để đăng ký kinh doanh, họ làm việc và hoạt động tại một địa chỉ khác. Những doanh nghiệp này thường chỉ có một hoặc hai thành viên.

Đối Tượng Nào Cần và Nên Thuê Văn Phòng Ảo?

1. Doanh Nghiệp Nhỏ và Cá Nhân: Những doanh nghiệp mới thành lập hoặc cá nhân có thể không muốn đầu tư vào việc thuê một văn phòng cố định. Văn phòng ảo cung cấp cho họ một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp và các dịch vụ hỗ trợ mà không cần có một không gian vật lý.

2. Người Làm Việc Từ Xa: Những người làm việc tự do, freelancer hoặc nhân viên làm việc từ xa có thể cần một địa chỉ kinh doanh ổn định và dịch vụ thư từ và điện thoại mà không cần phải có một văn phòng truyền thống.

3. Doanh Nghiệp Đa Quốc Gia: Các doanh nghiệp có quy mô quốc tế có thể sử dụng văn phòng ảo để có địa chỉ đại diện ổn định ở nhiều quốc gia mà không cần phải có văn phòng vật lý ở mỗi địa điểm.

4. Doanh Nghiệp Muốn Tiết Kiệm Chi Phí: Với văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí so với việc thuê một văn phòng truyền thống, đồng thời vẫn duy trì được sự chuyên nghiệp.

5. Doanh Nghiệp Cần Linh Hoạt: Văn phòng ảo mang lại sự linh hoạt về địa chỉ và dịch vụ, giúp doanh nghiệp điều chỉnh nhanh chóng theo nhu cầu thay đổi của họ.

Những đối tượng nêu trên thường có nhu cầu về tính linh hoạt, chi phí hợp lý và không yêu cầu một không gian văn phòng cụ thể. Vì vậy, họ chọn lựa văn phòng ảo để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của mình mà không phải chịu gánh nặng tài chính và hành chính của việc thuê một văn phòng truyền thống.