DOANH NGHIỆP CÓ NÊN THUÊ VĂN PHÒNG ẢO? VĂN PHÒNG ẢO ĐẢM BẢO UY TÍN?

Văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ có khá nhiều điểm ưu việt. Mặc dù không có chỗ ngồi làm việc chính thức, nhưng khi khách thuê văn phòng ảo sẽ được sử dụng địa chỉ của tòa nhà làm địa chỉ doanh nghiệp, được treo biển hiệu, có lễ tân nghe điện thoại, nhận thư từ, công văn và chuyển fax; có nhân viên trực và xử lý các vấn đề phát sinh hằng ngày thay cho nhân viên của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức kinh doanh của mỗi công ty lớn hay nhỏ, văn phòng ảo sẽ phù hợp hơn với những đối tượng sau:

- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường hoặc là muốn đặt văn phòng đại diện ở trung tâm thành phố.

- Các cá nhân hay một nhóm đang chuẩn bị hoặc muốn thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ.

- Các chuyên viên tư vấn hay các nhóm dự án ngắn hạn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi.

- Các công ty nước ngoài đang muốn thăm dò thị trường Việt Nam trước khi chính thức triển khai những dự án lớn.

Như vậy, có thể phân tích ưu điểm và nhược điểm của loại hình này như sau:

* Ưu điểm:

1. Tiết Kiệm Chi Phí:

   • Việc thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể so với việc thuê một văn phòng truyền thống. Không cần chi trả cho không gian và thiết bị vật lý, doanh nghiệp có thể đầu tư tài chính vào những hoạt động quan trọng khác.
   • Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, đặc biệt ở những thành phố lớn: không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà…

2. Linh Hoạt và Tính Dựa Trên Nhu Cầu:

   • Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ kinh doanh một cách dễ dàng theo nhu cầu của họ. Điều này giúp họ duy trì một hình ảnh chuyên nghiệp mà không phải bận tâm về vấn đề không gian cố định.

3. Chuyên Nghiệp Hóa Hình Ảnh:

   • Địa chỉ kinh doanh ổn định và dịch vụ thư từ, điện thoại chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tạo ra một ấn tượng tích cực đối với đối tác và khách hàng.
   • Phần nào củng cố hình ảnh doanh nghiệp, tạo thêm cơ hội kinh doanh: Hầu hết các địa chỉ văn phòng ảo đều toạ lạc tại các toà nhà lớn, có vị trí trung tâm tại các thành phố

4. Thích Hợp Cho Các Doanh Nghiệp Làm Việc Từ Xa:

   • Đối với các doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa, văn phòng ảo là một giải pháp linh hoạt và hiệu quả.
   • Giúp doanh nghiệp ổn định tập trung kinh doanh: Văn phòng ảo thường là một địa chỉ cố định, hiếm khi được thay đổi. Kể cả khi thay đổi, doanh nghiệp cũng không phải mất thời gian để tìm kiếm, cải tạo, sắp xếp lại văn phòng mới.

* Nhược Điểm:

1. Thiếu Mặt Tính Thực Tế:

   • Đối với những doanh nghiệp có nhu cầu gặp trực tiếp khách hàng hoặc cần một không gian làm việc cụ thể, văn phòng ảo có thể không đáp ứng được.

2. Giới Hạn Về Giao Tiếp:

   • Gặp khó khăn trong việc giao tiếp và tương tác hàng ngày do không có không gian văn phòng chung, điều này có thể ảnh hưởng đến sự kết nối và đồng đội của doanh nghiệp.

3. Khả Năng Mất Quyền Kiểm Soát:

   • Doanh nghiệp có thể phải chấp nhận mất một phần quyền kiểm soát về không gian làm việc và các dịch vụ hỗ trợ, phụ thuộc vào nhà cung cấp văn phòng ảo.